BİDR 2024
KÜTAHYA DUMLUPINAR ÜNİVERSİTESİ
UZAKTAN EĞİTİM UYGULAMA ve ARAŞTIRMA MERKEZİ
BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU (BİDR)
2024
BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU
UZAKTAN EĞİTİM UYGULAMA ve ARAŞTIRMA MERKEZİ
[10.02.2025]
İÇİNDEKİLER
BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU.. 3
A. LİDERLİK, YÖNETİŞİM VE KALİTE.. 9
A.1.1. Yönetişim Modeli ve İdari Yapı 9
A.1.3. Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi 10
A.1.4. İç Kalite Güvencesi Mekanizmaları 10
A.1.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik. 11
A.2. MİSYON VE STRATEJİK AMAÇLAR.. 11
A.2.1. Misyon, Vizyon ve Politikalar 11
A.2.2. Stratejik Amaç ve Hedefler 11
A.3.1. Bilgi Yönetim Sistemi 12
A.3.2. İnsan Kaynakları Yönetimi 12
A.4.1. İç ve Dış Paydaş Katılımı 13
A.4.2. Öğrenci Geri Bildirimleri 13
A.4.3. Mezun İlişkileri Yönetimi 13
A.5.1. Uluslararasılaşma Süreçlerinin Yönetimi 13
A.5.2. Uluslararasılaşma Kaynakları 14
A.5.3. Uluslararasılaşma Performansı 14
C.ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME.. 14
C.1. Araştırma Süreçlerinin Yönetimi ve Araştırma Kaynakları 14
C.1.1. Araştırma Süreçlerinin Yönetimi 14
C.1.3. Doktora Programları ve Doktora Sonrası İmkanlar 14
C.2. Araştırma Yetkinliği, İş birlikleri ve Destekler 15
C.2.1. Araştırma Yetkinlikleri ve Gelişimi 15
C.2.2. Ulusal ve Uluslararası Ortak Programlar ve Ortak Araştırma Birimleri 15
C.3.1. Araştırma Performansının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 15
C.3.2. Öğretim Elemanı/Araştırmacı Performansının Değerlendirilmesi 15
D.1. Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi ve Toplumsal Katkı Kaynakları 15
D.1.1. Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi 15
D.2. Toplumsal Katkı Performansı 15
D.2.1. Toplumsal Katkı Performansının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 15
Özet
Birimimiz 2024 yılı faaliyetlerini kapsayan Birim İç Değerlendirme Raporu, Üniversitemiz adına hazırlanacak olan Kurum İç Değerlendirme Raporuna kaynak teşkil etmesi amacıyla Üniversitemiz Kalite Komisyonuna sunulmak üzere raporun ilgili alanları doldurularak hazırlanmıştır.
Birim Hakkında Bilgiler
Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi’nin amacı; bilişim teknolojileri destekli uzaktan öğretim faaliyetlerini planlamak, ulusal ve uluslararası eğitim ihtiyaçlarını giderecek uzaktan öğretim çözümlerini tasarlamak, geliştirmek ve yürütmek, uzaktan öğretim konusunda araştırma faaliyetleri yapmak ve araştırma sonuçları ışığında eğitim faaliyetlerini sürekli iyileştirmektir.
1. İletişim Bilgileri
MÜDÜR |
|
Öğr.Gör. Abdulkasım GÜRPINAR Lisansüstü Enstitü Binası 2. Kat Dahili: 1775 |
|
MÜDÜR YARDIMCILARI |
|
Öğr.Gör.Dr. Şahin SAĞLAM Lisansüstü Enstitü Binası 2. Kat Dahili: 1778
|
Öğr.Gör. Ferzende TEKÇE Lisansüstü Enstitü Binası 2. Kat Dahili: 1781
|
Öğr.Gör. Mustafa Seçkin BACAK Lisansüstü Enstitü Binası 2. Kat Dahili: 1783 m.seckin.bacak@dpu.edu.tr
|
|
İDARİ PERSONEL |
|
Süleyman GALİN Lisansüstü Enstitü Binası 2. Kat Dahili:1776 suleyman.galin@dpu.edu.tr |
2. Tarihsel Gelişimi
Dumlupınar Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın 22.07.2013 tarih ve 5177-39106 sayılı yazısı ile kurulmuştur.
Müdürlüğümüz tarafından teklif edilen “Dumlupınar Üniversitesi Uzaktan Öğretim Usul ve Esasları” 06.01.2015 tarihli senato toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
Yükseköğretim Kurumlarında Uzaktan Öğretime İlişkin Usul ve Esaslarının Madde:6/b ‘ye göre; “…öğretim programlarında her bir yarıyıldaki derslerin (yabancı dil hazırlık dahil) AKTS kredilerine göre en fazla %30’u uzaktan öğretim yoluyla verilebilir” mevzuatı gereği dersler, Merkezimizin koordinasyonunda uzaktan öğretim yöntemiyle verilmektedir.
Önlisans, Lisans ve Lisansüstü programlarının uzaktan öğretim yolu ile açılmasına yönelik çalışmalara 2018 yılı itibari ile başlanmış ve halen devam etmektedir.
Birimimizde 4 akademik, 1 idari personel bulunmaktadır.
3. Misyonu, Vizyonu, Değerleri ve Hedefleri
Misyonumuz
Çalışma hayatının içinde olup aynı zamanda eğitim ve öğretimini aksatmadan devam etmek isteyen bireyler için, zaman ve mekan sınırlılığı ortadan kaldırarak eğitim ihtiyaçlarını karşılamak ve kişileri hedeflerine ulaştırmak amacıyla, her türlü güncel öğretim teknolojisini etkin kullanarak ve geliştirerek; bireylerin mesleki bilgi ve beceri düzeylerini yükselterek verimliliklerini artırmak, sürekli değişen koşullara uyum yeteneklerini geliştirmek ve yeni eğitim programları üreterek insan kaynağının etkinliğini artırmak.
Vizyonumuz
Öğretim ve bilgi teknolojilerini kullanarak eğitim ve öğretimin etkinliğini artıran, yaşam boyu öğrenimin önemini kavramış, bireylerin eğitim ihtiyaçlarını karşılamayı ilke edinmiş, değişen şartlara göre sürdürülebilir eğitim sistemine sahip, yeniliklere açık, katılımcı, ulusal düzeyde rekabet edebilir, uluslararası iş birliğine açık, alanında lider bir merkez olmaktır.
Sonuç ve Değerlendirme
Birimimiz tarafından yönetilen ve özellikle yaşanan pandemi ve deprem sonrası süreçte Üniversitemizin tüm eğitmenleri ve öğrencileri tarafından kullanılan Öğrenme Yönetim Sistemi, birimimizin hem güçlü hem de gelişmeye açık yönlerine örnek teşkil etmektedir. Bu platform, tüm kullanıcıların uzaktan öğretim kapsamında gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri hem eş zamanlı hem de eş zamansız olarak kayıt altına alıp istendiğinde üst yönetime ve ilgili birimlere raporlar sunulmasını mümkün kılmaktadır. Öte yandan her geçen gün gelişen uzaktan öğretim teknoloji ve yöntemlerinin mevcut platforma entegrasyonuna duyulan ihtiyaç açısından bakıldığında da gelişmeye açık bir yönü bulunmaktadır. Bu doğrultuda birimimiz tarafından gerekli araştırmalar yapılmakta ve mümkün olduğu yerde adımlar atılmaktadır. Buna ilişkin örnekler ilgili başlıklar altında açıklanmış ve kanıt dosyaları sunulmuştur.
Raporun hazırlanması sürecinde birimimizin toplumsal katkı başlığı altında gelişmeye açık yönlerinin bulunduğu tespit edilmiş ve birimimiz personelinde bu yönde bir farkındalık oluşmuştur.
A. LİDERLİK, YÖNETİŞİM VE KALİTE
A.1. LİDERLİK VE KALİTE
A.1.1. Yönetişim Modeli ve İdari Yapı
Birimimizde 1 müdür, 3 müdür yardımcısı ve 1 idari personel görev yapmaktadır. Tüm personelin sorumlu olduğu iş akışları ve görevler kendilerine tebliğ edilmiştir. Birimimizde rutin olarak yürütülen işlerin takibinin yanı sıra münferit olarak gelen iş ve görevlerin paylaşımının yapılması ve takibinin sağlanması amacıyla da düzenli olarak yönetim kurulu toplantıları gerçekleştirilmektedir. Görev dağılımı aynı zamanda birimimiz (3)(A.1.1.1.Organizasyon_Şeması) nda da belirtilmiştir.
A.1.2. Liderlik
Birimimiz, Üniversitemizde yürütülen uzaktan öğretim süreçlerinin merkezi konumunda bulunduğu için tüm akademik ve idari birimler arasında hem bilgilendirme hem de yönetim anlamında bir iletişim noktası olarak görev yapmaktadır.
Özellikle pandemi ve deprem sonrası süreçte yaşanan zorunlu uzaktan öğretim süreçlerinde hem idari, hem eğitmen, hem de öğrenciler açısından tüm kullanıcıların danıştığı ve yönlendirme beklediği dönemlerde bir koordinasyon görevi yüklenmiştir.
Değişimin, belirsizliğin ve karmaşıklığın yaşandığı zorunlu uzaktan öğretim dönemlerinde, yürütülen eğitim-öğretim faaliyetlerinin kalitesinin yükseköğretim kalite güvencesi sistemine uygun yürütülebilmesi adına kurum içi koordinasyonun sağlanmasına büyük katkı sağlamıştır.
Bu iş gücü yoğun dönemlerde az sayıda personele rağmen ekip içi motivasyonun yüksek olmasını da sağlamak adına adil bir görev dağılımı ve takım çalışması gerçekleştirilmiştir.
A.1.3. Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi
Birimimiz; faaliyet göstermiş olduğu uzaktan öğretim alanında yaşanan gelişmeleri yakından takip edip bu alanda hizmet vermekte olan kurumlardan geliştirilen yazılımlar ve platformlar, güvenlik ve gizlilik iyileştirmeleri hakkında düzenli olarak bilgiler ve eğitimler alır. Mevcutta kullanmakta olduğumuz platforma uyarlanabilir olanların adaptesi konusunda da adımları atar. Bununla ilgili dış paydaşlarımızdan Advancity (Kampüs365) firması ile yapılan bir toplantıya ilişkin (3)(A.1.3.1.Ekran_Görüntüsü) kanıt olarak sunulmuştur.
A.1.4. İç Kalite Güvencesi Mekanizmaları
Birimimiz, üniversitemizin önlisans, lisans ve lisansüstü programlarda açılmış/açılacak olan uzaktan öğretim derslerinin Öğrenme Yönetim Sistemi (OYS) üzerinde sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için üniversitemiz akademik takvimi doğrultusunda gerekli adımları planlar, uygular ve tüm süreci baştan sona kayıt altına alarak denetler ve üst yönetime sunmak üzere ilgili raporları üretir. Tüm bu işlemler içerisinde birimimiz personelinin yetki ve sorumlulukları tanımlanmıştır. Gerçekleşen uygulamalar Müdür tarafından denetlenmekte ve değerlendirilmektedir. Birimlerin uzaktan öğretim program ve ders açma talebine ilişkin süreçler ise (4)(A.1.4.1)https://uzem.dpu.edu.tr/tr/index/sayfa/9130/program-acma-talebi ve (4)(A.1.4.2.Ders_açma_talebine_ilişkin_iş_akış_şeması) nda belirtilmiştir.
Kullanılan OYS platformunun kalitesinin denetlenmesi anlamında ise kullanıcıların sistemle ilgili geri dönüt sağlayabildiği bir mesaj modülü sisteme entegre olarak çalışmaktadır. Bu modül merkezimiz personeli tarafından belirli aralıklarla kontrol edilmekte olup gelen dönütler sayesinde platform üzerinden uygun geliştirmelerin yapılması sağlanmaktadır. Örneğin eğitmen bir kullanıcımızdan gelen bir talep doğrultusunda hizmet sağlayıcı firma ile yapılan (4)(A.1.4.3.E-posta_Yazışması) sonucunda OYS üzerinde konuyla ilgili iyileştirme yapılmıştır.
Birimde yapılan tüm iş ve işleyişler mevcut personel tarafından görev dağılımı kapsamında yürütüldüğü için ayrıca bir Birim Kalite Komisyonu oluşturulmasına ihtiyaç duyulmamıştır.
A.1.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik
Bu doğrultuda birimimiz web sayfası doğru, güncel, ilgili ve kolayca erişilebilir bilgiyi vermektedir. Sürekli güncel olarak tutulan duyurular modülü ile paydaşlarımız bilgilendirilmektedir. (3)(A.1.5.1 2024-2025-guz-donemi-uzaktan-ogretimle-ders-alan-ogrencilerimizin-dikkatine .unun sağlanması için gerekli bilişim altyapısı mevcuttur. Yapılan bilgilendirme paylaşımları sistematiktir, ilan edilen takvim çerçevesinde gerçekleştirilir ve bu doğrultuda görev yapan merkezimiz personelinin sorumluluk alanları nettir.
A.2. MİSYON VE STRATEJİK AMAÇLAR
A.2.1. Misyon, Vizyon ve Politikalar
Birimimiz (3)(A.1.5.2)https://uzem.dpu.edu.tr/tr/index/sayfa/3831/misyonumuz-ve-vizyonumuz ifadeleri tanımlanmıştır, birim çalışanlarınca bilinir ve birim web sayfasında paylaşılmıştır.
Aynı şekilde eğitim ve öğretim (uzaktan öğretim de kapsayacak şekilde), araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı, yönetişim sistemi ve uluslararasılaşma politikaları vardır ve kalite güvencesi politikası için sayılan özellikleri taşır. Bu politika ifadelerinin somut sonuçları, uygulamalara yansıyan etkileri vardır; örnekleri sunulabilir.
A.2.2. Stratejik Amaç ve Hedefler
Mevcutta merkezimize ait bir stratejik plan belgesi yoktur ancak bu konuda gerekli çalışmalar planlanarak yürütülecektir.
A.2.3. Performans Yönetimi
Birimimizde performans yönetimi çalışması yapılmamıştır
A.3. YÖNETİM SİSTEMLERİ
A.3.1. Bilgi Yönetim Sistemi
Birimimizin en önemli etkinliği uzaktan öğretim derslerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesidir ve bu doğrultuda yürütülen tüm süreçlere ilişkin veriler toplanmakta, analiz edilmekte, raporlanmakta ve denetim için kullanılmaktadır. Kullanılan (3)(A.3.1.1) https:/oys.dpu.edu.tr Öğrenme Yönetim Sistemi Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemi’ne entegredir. Kullanıcıların sistemi nasıl kullanacağına dair (3)(A.3.1.2.OYS_kullanım_kılavuzu) ve (3)(A.3.1.3.OYS_eğitim_videoları) da mevcuttur.
Sistemde yer alan geri dönüt modülü aracılığıyla kalite yönetimi ve iyileştirmeler sağlanmaktadır (4)(A.1.4.3.E-posta_Yazışması). Sistemin güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği sağlanmıştır.
A.3.2. İnsan Kaynakları Yönetimi
Birimimiz personeli hali hazırda üniversitemiz akademik ve idari personellerinden oluştuğu için ayrıca bir insan kaynakları yönetimi veya politikasına ihtiyaç duymamaktadır.
A.3.3. Finansal Yönetim
|
Mevcutta merkezimize ait bir bütçe hareketi bulunmadığından finansal yönetim anlamında bir faaliyet gerçekleşmemektedir.
A.3.4. Süreç Yönetimi
Merkezimizin sorumluluğu altındaki iş ve işleyişlere ilişkin süreçler, bu süreçler içerisinde iş akışları ve sorumlular tanımlıdır ancak merkezimize ait bir süreç yönetim modeli veya el kitabı bulunmamaktadır.
A.4. PAYDAŞ KATILIMI
Birimimizin kullanmış olduğu Öğrenme Yönetim Sistemi üzerinden hem eğitmen hem de öğrenci kullanıcılarının platformun tüm özellikleri hakkında geri dönüt sağlayabileceği bir modül mevcuttur. Bu modül aracılığıyla merkezimize gelen iyileştirme talepleri sistemsel yeterlilikler çerçevesinde dikkate alınmakta ve uygulanmaktadır. Bunun ötesinde bir iç ve dış paydaş katılımı mevcut değildir.
A.4.1. İç ve Dış Paydaş Katılımı
İç ve dış paydaşların merkezimizin karar verme sürecinde herhangi bir dahli yoktur.
A.4.2. Öğrenci Geri Bildirimleri
Öğrencilerin geri bildirimleri hem sistemimizin hem de uzaktan öğretimin işleyişi hakkında OYS üzerinden modül ve e-posta aracılığıyla merkezimize ulaşmaktadır. Örneğin buna ilişkin daha önceki yıllarda öğrencilerin uzaktan öğretim dersleri yürüten eğitmenler ile yüz yüze iletişim kurmakta zorlandığına dair merkezimize gelen dönütler doğrultusunda (4)(A.4.2.1 Usul ve Esaslar )https://uzem.dpu.edu.tr/tr/index/sayfa/3565/mevzuat 8. maddesine öğretim elemanlarının yüz yüze danışmanlık saatleri belirlemesine ilişkin bir ifade eklenmiştir.
A.4.3. Mezun İlişkileri Yönetimi
Merkezimiz eğitim öğretim faaliyeti yürütmediği için kayıtlı öğrencisi ve dolayısıyla mezun öğrencisi yoktur.
A.5. ULUSLARARASILAŞMA
A.5.1. Uluslararasılaşma Süreçlerinin Yönetimi
Birimimizin uluslararasılaşma doğrultusunda bir süreci yoktur.
A.5.2. Uluslararasılaşma Kaynakları
Birimimizin uluslararasılaşma doğrultusunda bir süreci yoktur.
A.5.3. Uluslararasılaşma Performansı
Birimimizin uluslararasılaşma doğrultusunda bir süreci yoktur.
B.EĞİTİM VE ÖĞRETİM
Birimimizde herhangi bir öğretim programı yer almamaktadır. Herhangi eğitim ve öğretim faaliyeti yürütülmemektedir. Dolayısıyla raporun bu bölümü boş bırakılmıştır.
C.ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME
C.1. Araştırma Süreçlerinin Yönetimi ve Araştırma Kaynakları
C.1.1. Araştırma Süreçlerinin Yönetimi
Merkezimizin ana faaliyet alanı olan uzaktan öğretim yöntemine ilişkin yeni çıkan yazılımlar, platformlar ve güvenlik/gizlilik iyileştirmeleri hakkında araştırmalar merkezimiz personeli tarafından takvim yılı içerisine yayılmış şekilde gerçekleştirilmektedir. Aynı zamanda hizmet almakta olduğumuz firmalar tarafından yapılan bilgilendirme toplantıları ve webinarlara katılım sağlanmaktadır (3).(A.1.3.1.Ekran_Görüntüsü).
C.1.2. İç ve Dış Kaynaklar
Doğrudan birimimize ait herhangi bir kaynak bulunmamakla beraber ihtiyaç duyulan tüm fiziki, teknik ve mali araştırma kaynakları bağlı bulunduğumuz birim olan Rektörlük merkezi bütçesinden üst yönetimi onayı ve bilgisi dahilinde karşılanmaktadır.
C.1.3. Doktora Programları ve Doktora Sonrası İmkanlar
Birimimizde doktora programı yoktur.
C.2. Araştırma Yetkinliği, İş birlikleri ve Destekler
C.2.1. Araştırma Yetkinlikleri ve Gelişimi
Birimimizde Matematik alanında doktora derecesine sahip bir personel ve doktora eğitimine devam etmekte olan bir personel görev yapmakta olup C.1.1. maddesinde belirtilen faaliyetlere katkı sağlamaktadır.
C.2.2. Ulusal ve Uluslararası Ortak Programlar ve Ortak Araştırma Birimleri
Birimimizde ulusal ve uluslararası ortak program veya ortak araştırma birimi yoktur.
C.3. Araştırma Performansı
Birimimizin araştırma performansı izlenmemektedir.
D.TOPLUMSAL KATKI
D.1. Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi ve Toplumsal Katkı Kaynakları
D.1.1. Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi
Birimimiz ana faaliyetleri çerçevesinde doğrudan toplumsal katkı sağlamasa da gerek yaşanan 6 Şubat depremi sonrası gerekse de öncesinde yaşanan küresel pandemi sırasında uygulanan zorunlu uzaktan öğretim sürecinde eğitim öğretime dolaylı olarak toplumsal katkı sağlamıştır.
D.1.2. Kaynaklar
Birimimizde doğrudan toplumsal katkı sürecine ayrılmış bir kaynak yoktur.
D.2. Toplumsal Katkı Performansı
D.2.1. Toplumsal Katkı Performansının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
Birimimizin toplumsal katkı performansı ölçülmemektedir.